高效会议的会前准备从以下六个方面展开，包括明确会议目的；确定会议议题及时间分配；选定参加者；选定会议场所；发布会议通知；事先分发会议资料。

首先，要明确会议的目的。一般会议的目的有以下几种：

（1）信息传达型。向参会者传递经营管理方面的信息，主要是信息通报，参会者的角色主要是听取和记录，会后传达。

（2）问题解决型。会议主要是解决经营管理中的问题，例如产供销协调会。

（3）制订计划型。会议主要是制订目标计划，通过会议讨论计划的合理性，以及部门之间的衔接配合。

（4）利益调整型。会议主要解决组织调整、权力调整和利益调整等问题。

接下来，要确定会议议题及时间分配。并且对议题进行分解，确定各项会议议题，并对会议议题是否符合会议目的进行检查。会议议题确定后，要合理分配整体时间以及各子议题分时间，包括：1、会议整体时间长短的安排；各议题的讨论时间长短的安排；休息时间的安排。

然后要确认参加会议的人员。一般来说，会议参与人员的选择要少而精，对会议参加者进行选择的条件如下。

（1）让具有决定权的人参加。

（2）即使是其他部门的人，如果与会议有关系，也让其参加。

（3）让与会议主题有关的专家参加。

（4）让能够正确表达自己意见的人参加。

最后要准备会议场地。会议场所是能够提高会议效率的重要因素之一。合适的会议场所不仅能提高成效、促进交流，而且可以使参加者感到愉快，提高会议效率。准备会场包括场所选择和会场布置两个方面。

（1）会场场所选择有以下几个条件，包括：足够的会议场地空间；与会人员与会务组均方便的场所；良好的照明、通风、保暖（或送凉）设备；完善的会议设备，桌椅、白板、视听器材等；抗干扰。

（2）会场布置包括：会议桌椅安排；室内装饰（色调、标语或横幅、花草等）；会场设备调试；座次排列等。

除了准备会议的场地以为，还需要事先分发会议资料。为了开成意见纷呈的会议，就应当将事先传达议题并尽可能提前分发讨论资料作为坚定不移的原则。对于定期召开的会议的既定议题，其讨论资料的事前分发工作也要在给出的日期之内确定并执行。

会议必须有主持人控制时间，管理流程，并且产出结论，并且布置会议后的作业，否则大部分会议都是在浪费时间。