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产品档案

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1.什么是产品档案

  产品档案是指在产品生产技术活动中形成的,具有利用价值、并按归档要求集中保管起来的技术文件材料。产品档案来源于生产,又服务于生产,是企业档案的重要组成部分。它以型号或品种保持成套性,即同一型号或品种的产品文件材料是一个有机联系的整体。

2.产品档案的具体内容

  1、规划文件材料,含产品生产发展规划、新产品开发规划、产品创优、创奖规划、产品质量规划等。

  2、产品生产计划、指令协议书、产品生产配方、产品生产技术规程、产品技术经济指标分析、产品生产调度材料、产品合格证、产品生产年报、产品生产事故材料等。

  3、设计文件材料,含产品设计依据文件材料(市场调查项目建议书可行性研究、实验报告、总结等)、方案设计文件材料、产品工艺流程总图、产品设计图纸、产品调查说明书等。

  4、生产标准文件材料,含产品技术标准、产品内控标准、产品国际标准、产品部颁标准等。

  5、质量文件材料,含产品质量鉴定材料、产品质量证明书、产品质量年报等。

  6、创优、创奖文件材料,含产品创优、创奖申报表及附件、优质产品评价书、证书、奖杯、照片、创奖产品QC成果(市以上)、复查材料等。

  7、销售服务文件材料,含产品注册商标、使用说明书、用户评价书、产品改进、更新建议书、走访用户调查报告等。

3.产品档案的归档要求

  1、档案部门应对归档的文件材料按归档范围和移交清单逐份清点核对,确认齐全完整后方可归档。

  2、归档的文件力求归原件(文档存原件的除外),归档的文件材料,应具备纸质优良,字迹格式书写工整、清晰,只许使用墨汁、碳素墨水,否则不准归档。

  3、归档的文件应保证一至二套(份)。

  4、每年归档一次,本年一季度内应归清上年的全部文件材料。

  5、产品档案根据不同情况划分保管期限。6产品档案密级划分可根据具体情况而定。

4.产品档案的分类与编号

  1、产品档案可采用产品系列、品种分类法,二级类目采用顺序代号。以铝业公司产品档案为例:(1)踪合类,(2)氧化铝系列,(3)电解铝系列,(4)炭素制品,(5)氢氧化铝,(6)铝合金系列,(7)铝型材系列,(8)水泥系列,(9)赤泥系列,(10)械制品。

  2、产品档案编号采用四级制,为CP.X1.X2.X3,含义如下:

  X3:案卷顺序号;

  X2:问题(文件);

  X1:产品系列、品种代号;

  CP:一级类目(即产品档案代字).

  例:库房内原有一卷氢氧化铝生产发展规划,现又整理出一卷,档案号可编为CP. 5. 1. 20。

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