登录

文书档案

百科 > 公文 > 文书档案

1.什么是文书档案

  文书档案是指机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的,由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示报告批复通知信函简报会议记录计划和总结等。由于这类档案在其产生、内容和形式上有一定共性,使用这一称谓对研究管理这类档案的工作规律有重要意义。也有人把文书档案作为与科学技术档案相对而言的各类档案的统称,还包括诸如外交、诉讼会计、艺术、教学等专门档案和私人档案。这一概念主要在中国使用,有的国家则用与之相近的普通档案或一般档案的概念。

2.文书档案的范围

  何种资料有存档的价值和保存的必要,或者已无存档价值可以销毁,都要按企业的情况,及从企业整体状况考虑决定。一般企业的存档资料范围大致如下:

  1、商业往来文书:如来文、发文副本、内部公文、电传及传真等。

  2、财务存档资料:支票账簿财产目录、报价单、统计会计资料等。

  3、销售单据类:售货发票、购货定单、运费账单提货单、装载收据等。

  4、重要文件类:法律文件商业交易契约等。

  5、重要图表类:各种设计图、地图及统计图等。

  6、企业有关参考资料:各种报告、演讲稿及贸易杂志等。

  7、报刊、杂志的剪报资料:重要的报刊、杂志,随时做剪报存档。

  8、记录要件:股票记录、销货记录、人事档案、图书目录及邮件目录等。

  9、会议资料:会议记录、议程、会议报告及其他相关资料等。

  10、电脑资料:电脑磁带、磁碟、卡片及显微胶片(Microfilm)等。

3.文书档案的意义

  1、处理业务的参考

  一个公司的档案,可以供业务承办人员在处理业务时参考,以便准确、全面和客观地了解公司情况,避免在业务处理上发生差错,而贻人笑柄。

  2、可作为法令的依据

  一个公司业务的计划与施行,必定牵涉到许多法令或公司本身的规章或会议的决议。而法令、规章与会议记录,都是公司档案的一种,可随时查阅,找到可靠的依据。

  3、可作为了解公司历史的参考

  介绍一个公司的概况,了解其沿革,惟有参考其档案,以获得正确的资料。

  4、可作为研究时的参考

  一个公司档案,是研究时最直接、最正确的原始资料。撰写与公司有关的学术报告或业务报告时,档案可提供最佳参考。

  5、工作成绩的认定

  不论工作如何辛勤或者结果如何成功,若不能完整保存资料,则难以予以评价,后人也不能了解其成就。

  6、保密的功用

  一个公司文书,其中必定有些是秘密的,如果没有文书档案管理,就容易发生泄露公司的秘密,使公司业务遭到重大的损害。

评论  |   0条评论